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添付ファイル付きメール発信時のテンプレート

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2007-10-24(水) 14:20(UTC +0900) p

メールにファイルを添付すると云っても色々なやり方がありますし、ファイルサイズによっては最早メール添付自体御法度になる場面もあるとは思いますが、個人的に用いているやり方をテンプレートとしてココにまとめます。
ちなみに、大前提として「相手先に添付ファイル付メールを送っても良いか」を確認しておきましょう。場合によっては添付ファイル付メールを禁止していることもありますので、初めてメールを発信する場合は特に重要です。


clip IT!
from ITmedia Biz.ID 研修で教えてくれない!:第20回
「メールにファイルを添付するときの“作法”」


ネタ元をご紹介したところで、実際に用いている文面を所々伏せて晒し上げ。
なお、ファイル添付に関する部分を除けば、そのまま通常のメールテンプレートにもなりますね。


勤務組織略称 所属部署略称 姓 名(電話番号)です
(一件のファイル添付アリ)

相手先組織名 相手先担当者姓 様 宛

---------- ココから本文 ----------
本文
---------- 本文ココまで ----------

添付ファイルについて
本メールには一件のファイルを添付しております。
添付ファイル名は
 lrs_20071024_00.zip 
です。
添付ファイル(アーカイブ)の中身は
 Build_Plan-A.pdf (A プラン)
 Build_Plan-B.pdf (B プラン)
 Build_Plan-C.pdf (C プラン)
 B-A.dxf (A プラン用 DXF 形式図面データ)
 B-B.dxf (B プラン用 DXF 形式図面データ)
 B-C.dxf (C プラン用 DXF 形式図面データ)
 Plan_Compe.pdf (各プランの比較資料)
の七ファイルとなります。


以上

--------------------
姓 名 (Familyname Firstname)
mail: メールアドレス
 tel: 電話番号
 fax: FAX番号
勤務組織正式名称
所属組織正式名称

---------- 添付 ----------
lrs_20071024_00.zip

こんな感じで。
ファイル添付でのメールについては、できるだけ冒頭にてその旨を明示した方が良いですね。場合によっては添付ファイルをゴソッと削除されて届く場合もありますので。
で、添付したファイルの中身については、そのファイル名称を拡張子込みで明示し、併せて各ファイルについての簡単な説明も補足します。
また、あまり使われていないようなファイル形式であるなら、なんのファイルであるのかも付記しておく必要もあるかも知れません。

添付ファイルの名称については、メール転送中の文字化けを避ける為にも AlphaNumeric な文字列(半角英数といくつかの基本的な記号類のみ)にしておきましょう。
今時ソコまで神経質にならずとも大丈夫とは思いますが、相手がマルチバイト圏でないことも増えていますので、せめてアーカイブとしてまとめるファイル名だけでも、日常の習慣として、気をつけておくと良いですね。
具体的なファイル名は、組織略号に送付日付をつけた形にしておくと相手側が後日ファイルを単品で見た時に判断が楽になるでしょう。
更に、実ファイルが一ファイルでも複数ファイルでも、アーカイブとしてまとめておくことをおすすめします。一定形式のファイル名を決め打ちにすることで、自分も相手も後日の取扱が楽になりますからね。

最後に、繰り返しますが、メールへのファイル添付は必ず相手に確認を取ってからにしましょう。
難儀なハナシではありますが、添付ファイルに対する容量規制があったり、添付ファイル付きメールそのものを蹴ったり、そんな運用がなされているところも多々あります。
なお、安易にファイルを添付するだけでなく、メール本文だけで説明を完結できないかを模索するとか、メール本文内にて概略を記し実ファイルは後日 CD/DVD 等で発送する、とか、更にツッコんでファイル転送サービスを活用するとか、 Skype等の IM によるファイル転送を活用するとか、他の手段も考慮してみるのも有効です。

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